7 pasos para elegir el software de gestión de proyectos adecuado

Por qué es importante seleccionar el sistema de gestión de proyectos adecuado

Encontrar el software adecuado para la gestión de proyectos siempre ha sido un desafío para los compradores. Utilizar e implementar la herramienta de gestión de proyectos correcta puede optimizar todo el proceso, permitiendo que su organización ofrezca un trabajo de mayor calidad con mayor éxito. Intentar gestionar todos los aspectos de cualquier proyecto, ya sea pequeño o complejo, mediante métodos manuales o con hojas de cálculo puede volverse ineficaz y descontrolarse rápidamente. Esto puede provocar incumplimiento de plazos, pasar por alto tareas críticas, que el trabajo quede sin completar, la falta de un de gestión de riesgos , desconocimiento de las tareas asignadas a los recursos, problemas cada vez mayores y, en el peor de los casos, que todo el proyecto quede relegado o se abandone incluso antes de comenzar. Es ahí donde surge el arrepentimiento del comprador y donde elegir el software de gestión de proyectos adecuado se vuelve aún más crucial.

Por qué “Lo mejor” puede no ser “Lo mejor” para ti

Cuando se encuestó a compradores empresariales, casi el 96 % afirmó que al menos parte del software que habían adquirido era software sin usar (probablemente debido a una compra impulsiva o a una implementación fallida). Quienes toman decisiones sobre software suelen sustituir el concepto de "mejor opción" por "la mejor de su clase", lo que a menudo conduce a este derroche de gastos. Si su decisión se basa simplemente en elegir un par de nombres basándose en lo primero que se le viene a la mente, evaluar sus ofertas y contratar sus servicios, entonces, en la mayoría de los casos, si no siempre, terminará siendo una decisión equivocada.

Una de las soluciones más populares a las que recurren los gestores de proyectos cuando piensan en abandonar los métodos manuales o las hojas de cálculo es Microsoft Project. ¡Microsoft Project sigue siendo una de las opciones más populares del mercado, incluso hoy en día! Un estudio independiente de usuarios respalda esta afirmación: casi el 67 % de las empresas encuestadas utilizan Microsoft Project. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones consideran que Microsoft Project carece de todas las funcionalidades que necesitan. Microsoft Project es una herramienta centrada en la gestión de proyectos, demasiado compleja para la mayoría de los usuarios y que solo se integra con otras soluciones de Microsoft. Otro aspecto en el que Microsoft Project flaquea notablemente es en el área de la comunicación y la colaboración. La moraleja es que los compradores que siguen la moda sin conocer las necesidades específicas de su situación pueden llevar al fracaso a sus negocios. Hoy en día existen muchas alternativas completas y en línea a Microsoft Project .

Elegir una solución de gestión de proyectos es difícil

Elegir un software de gestión de proyectos no es tarea fácil. Existen cientos de herramientas en el mercado y su gama de funcionalidades es muy amplia. Puede resultar abrumador encontrar la adecuada para el éxito de su organización.

Por un lado, tenemos herramientas sencillas de gestión de tareas como Basecamp para necesidades básicas, y software complejo de gestión de portafolios de proyectos como Primavera para requisitos más complejos. Basecamp no incluye subtareas ni diagramas de Gantt y cuesta menos de cien dólares, mientras que Primavera permite realizar simulaciones de Montecarlo en portafolios de proyectos y se vende por cientos de miles de dólares.

Sin embargo, ambos afirman dedicarse a la gestión de proyectos y, en cierto modo, ambos tienen razón.

El desafío se magnifica aún más con Skype y Slack apareciendo entre los mejores programas de gestión de proyectos en muchas listas de "mejores". Todo esto es muy engañoso para las organizaciones y los líderes de equipo que buscan evaluar y seleccionar un software de gestión de proyectos adecuado. Entonces, ¿cómo elegir y seleccionar el sistema correcto que

• Tiene las características que necesita el director del proyecto,
• Brinda el nivel adecuado de visibilidad a sus ejecutivos y alta gerencia,
• Es algo que todo tu equipo está listo para usar, y
• Se ajusta a tu presupuesto.

1. Responde a tus preguntas "¿Por qué?"

Las soluciones de gestión de proyectos son muy variadas. Lo que al principio parece un éxito rotundo puede convertirse en un desastre más adelante. El proceso debe comenzar con una evaluación transparente y honesta de la necesidad de la solución. Puede empezar por definir sus necesidades e identificar los problemas actuales en la forma de trabajar de su equipo. A continuación, puede analizar en profundidad sus procesos existentes para detectar los puntos débiles.

Otra forma de entender el "por qué" es como una pieza de un gran rompecabezas. Cuando sabes cómo es tu pieza, es mucho más fácil ver dónde encaja o no y lograr que tu equipo se una en torno a una visión compartida. Conocer el "por qué" es un primer paso esencial para descubrir cómo lograr el objetivo de elegir el software de gestión de proyectos adecuado para tu negocio.

2. Mira más allá de los recuerdos que te vienen a la mente de inmediato

¿Qué sueles hacer cuando buscas un apartamento en una ciudad nueva? ¿No te tienta la primera opción que se te viene a la mente? De forma similar, cuando se trata de software de gestión de proyectos, lo primero que viene a la mente son programas como Basecamp, Wrikes, Asana y Jira, y la mayoría de quienes toman decisiones sobre software simplemente eligen uno sin evaluar si se ajusta bien a sus equipos de gestión de proyectos y a las necesidades de su negocio. Sin embargo, hoy en día es necesario ir más allá de estas primeras opciones y explorar otras alternativas. Con tus motivaciones claras y tus necesidades definidas, empieza a buscar recomendaciones de expertos en sitios como PC Mag, Financeonline y Project-Management.com, y reseñas de usuarios de software en sitios como Capterra, Software Advice y G2 Crowd.

Habla con tu red de contactos para ver qué herramientas utilizan. Pregunta a los miembros de tu equipo qué usaban en sus anteriores empresas. Investiga un poco por tu cuenta. Compara sus listas de funciones con tus requisitos imprescindibles y deseables. Selecciona las herramientas que te interesen para un análisis más profundo.

Y no caigas en la mentalidad de que "nadie es despedido por elegir IBM".

3. Identificar las barreras para la implementación

Una vez que hayas llegado a este punto del proceso, el siguiente paso es considerar todos los obstáculos o barreras de implementación que podrías tener que superar antes de poder afirmar que esto es un éxito. Estas barreras de implementación pueden abarcar desde un nivel inesperado de resistencia por parte de tu equipo hasta múltiples sesiones de capacitación que consumen mucho tiempo y son costosas, pasando por la migración de datos, la configuración de integraciones críticas e incluso tu presupuesto de compras. Es necesario planificar cómo mitigarlas. Involucrar a las personas y los equipos es una cosa, y lograr su aceptación es otra. Para obtener su aceptación, necesitas afianzar tu visión del software en su entorno laboral cotidiano mediante un compromiso constante y comunicándote con ellos en su propio idioma. La falta de aceptación puede generar resistencia no solo por parte de los miembros del equipo, sino también de los gerentes sénior. Tu presupuesto limitado podría obligarte a adquirir una solución inferior. La idea es identificar todo lo que podría hacer que este ejercicio fracase y elaborar un plan de implementación realista que tenga en cuenta cada una de las posibles barreras de tu lista.

4. Resuelve el dilema entre costo y funcionalidad

Dado que el software de gestión de proyectos abarca un amplio espectro, es natural que sus costos y funcionalidades varíen considerablemente. Los proveedores de software de gestión de proyectos suelen ser muy hábiles para lograr que los clientes se centren en las nuevas y atractivas funciones, hasta el punto de que las deficiencias importantes pueden quedar sin resolver. Si elige mal, podría terminar pagando por un software que no se ajusta a sus necesidades.

Como afirma Paul Cothenet, CTO de MadKudo: "El mayor error que puedes cometer con un software de productividad es añadir cinco minutos de trabajo extra a cada miembro de tu equipo para ahorrarte cinco minutos"

Si bien te dejas seducir por el próximo gran cambio en la tecnología digital y estás a punto de subirte al carro sin pensarlo, mantente firme en las funciones que probablemente necesites o de las que te beneficies, y también presta atención a las necesidades futuras.

Como afirma Sid Haas, vicepresidente de Desarrollo de Negocios de LKCS, proveedor de servicios de marketing: «Implementar una solución de gestión de proyectos en toda una organización es un proyecto a largo plazo. Por lo tanto, elija una solución que crezca con usted y que ofrezca funciones que quizás ni siquiera piense utilizar al principio». Y lo que es más importante, no se deje tentar por comprar un sistema repleto de funciones con la esperanza de ampliarlo con el tiempo; en su lugar, elija la herramienta que primero le ayude a alcanzar sus objetivos a corto plazo.

Los dueños de negocios y quienes toman decisiones sobre software a menudo desconocen cuánto deberían invertir en la evaluación de un software de gestión de proyectos. Esto puede resultar en la elección de una herramienta que no cuente con las funciones que sus equipos necesitan.

A veces, también pueden ver el software como un gasto financiero. Este es uno de los peores errores que se pueden cometer. La compra de un software de gestión de proyectos debe considerarse una inversión en eficiencia, no un gasto financiero.

5. Haz una prueba de manejo

Casi todos los programas informáticos del mercado ofrecen una prueba gratuita. Aunque no lo mencionen en su sitio web, los proveedores estarán encantados de ofrecerte una prueba corta si la solicitas. Aprovecha al máximo esta oportunidad. Reúne a un pequeño grupo de usuarios de diferentes departamentos y prueba todos los programas de tu lista. Utiliza escenarios de proyectos realistas para analizar los desafíos empresariales y los requisitos del software. A medida que tu equipo explore el nuevo software, solicita comentarios periódicamente, ya que cada unidad funcional puede tener objetivos que desea alcanzar o una idea diferente de lo que necesita que el software haga por ellos. El objetivo de esta prueba gratuita es poner a prueba el software a fondo. Supera la inercia del equipo y realiza una evaluación lo más precisa posible. Haz que los miembros del equipo se sientan parte del proceso de toma de decisiones y que sus necesidades se estén satisfaciendo. Mantén una comunicación fluida para resolver cualquier problema y estar al tanto de todo. Mientras evalúas las funciones y los flujos de trabajo del software, asegúrate de probar también el servicio de atención al cliente y la capacidad de respuesta general del proveedor. Solicita ayuda a su equipo de soporte y aclara tus dudas. Comprueba su capacidad de respuesta y su disposición a ayudarte. Interactúa con su comunidad y otros recursos útiles para comprobar su valor inicial. Y lo que es más importante, a medida que avanzas en el periodo de prueba, asegúrate de que el nuevo sistema se adapte de forma natural a la cultura, las necesidades y los hábitos de trabajo de tu organización. Esto garantizará que la adopción no suponga un problema en el futuro.

6. Equilibrar el control y la colaboración

Hace aproximadamente dos décadas, la gestión de proyectos se centraba esencialmente en gerentes con formación académica que tomaban el control y en reuniones de estado altamente improductivas. Sin embargo, la última década ha presenciado cambios drásticos en el entorno empresarial. Los proyectos han adquirido importancia estratégica y ya no se consideran meros mecanismos de entrega. El rol del gerente de proyecto ha experimentado una transformación radical, dejando atrás la etiqueta de coordinador glorificado. Lo que en un momento fue un entorno autoritario, hoy se ha transformado en uno más colaborativo. Actualmente, los miembros del equipo también acceden al software para consultar sus tareas, sus prioridades y colaborar entre equipos distribuidos. En este entorno colaborativo, a los gerentes y ejecutivos les resulta más fácil mantenerse al día y percibir el progreso en tiempo real. Los clientes ya no esperan a recibir informes de estado obsoletos. Quieren participar activamente en el desarrollo del proyecto y comunicarse en tiempo real. Por lo tanto, al buscar su próximo software de gestión de proyectos, es necesario evaluar y encontrar un equilibrio entre el nivel de control y la colaboración que ofrece el software. Además de marcar las casillas correspondientes a la Estructura de Desglose del Trabajo, la Programación mediante Diagrama de Gantt y la Elaboración de Informes Presupuestarios, también es necesario evaluar la eficacia de las funciones y capacidades de colaboración que ofrece la herramienta.

7. Evaluar los plazos de incorporación y las puestas en marcha

Un último aspecto que debes verificar antes de suscribirte a tu herramienta de gestión de proyectos es revisar tu plan de implementación y asegurarte de que sea lo más fluido posible. Los elementos típicos a considerar en este paso incluyen los plazos generales de implementación, si será una implementación gradual o una implementación a nivel de toda la organización, proporcionar una adecuada incorporación y capacitación a las diferentes partes interesadas, identificar a los promotores y defensores clave de la herramienta y qué papel desempeñarán para garantizar el éxito general de esta implementación, asegurar que todos los documentos críticos estén disponibles en el nuevo sistema, cualquier actividad de migración de datos involucrada y configurar integraciones clave para la inteligencia empresarial de extremo a extremo. También debes evaluar el nivel de soporte inicial que puedes obtener del proveedor, así como el soporte técnico continuo a largo plazo.

Conclusión

A veces tenemos que elegir entre lo que es correcto y lo que es fácil.

Albus Dumbledore (de Harry Potter)

Elegir un software de gestión de proyectos es crucial en este momento. Ante ti se presenta la promesa de progreso, una toma de decisiones optimizada y una mayor satisfacción del cliente. Debajo, se encuentra el riesgo de perder una oportunidad y continuar con el caos. Si tu decisión se basa simplemente en seleccionar un par de nombres, evaluar sus características y suscribirte, lo más probable es que termine siendo un software que no se utilice.

Elegir una nueva herramienta de gestión de proyectos puede resultar intimidante, pero no busques la solución fácil. Elige la que mejor se adapte a tu negocio, tus clientes y tu equipo. Consulta nuestra selección de los mejores programas de gestión de proyectos o prueba la herramienta que desarrollamos: Celoxis.