7 étapes pour choisir le bon logiciel de gestion de projet

Pourquoi choisir le bon système de gestion de projet est important

Trouver le logiciel de gestion de projet idéal a toujours été un défi pour les acheteurs. Utiliser et déployer le bon outil de gestion de projet peut rationaliser l'ensemble du processus, permettant à votre organisation de fournir un travail de meilleure qualité avec un succès accru. Tenter de gérer tous les aspects d'un projet, petit ou complexe, manuellement ou à l'aide de tableurs peut rapidement devenir inefficace et ingérable. On risque alors de se retrouver face à des délais non respectés, des tâches critiques négligées, du travail oublié, l'absence de de gestion des risques , une méconnaissance des tâches effectuées par les ressources, des problèmes qui s'aggravent et, dans le pire des cas, l'abandon pur et simple du projet avant même son lancement. C'est là que les regrets des acheteurs apparaissent et que le choix du « bon » logiciel de gestion de projet devient d'autant plus crucial.

Pourquoi « le meilleur » n’est peut-être pas « le meilleur » pour vous

Lors d'un sondage auprès d'acheteurs d'entreprises, près de 96 % ont déclaré qu'au moins une partie des logiciels acquis restait inutilisée (probablement suite à un achat impulsif ou à une implémentation ratée). Les décideurs en matière de logiciels confondent souvent « solution la plus adaptée » et « solution de référence », ce qui explique en grande partie cette surenchère de dépenses. Si votre décision repose uniquement sur le choix de quelques noms qui vous viennent à l'esprit, l'évaluation de leurs offres et la souscription, il s'agira la plupart du temps, voire systématiquement, d'une erreur.

L'une des solutions les plus prisées des chefs de projet souhaitant abandonner les méthodes manuelles ou les tableurs est Microsoft Project. Ce logiciel reste d'ailleurs l'une des options les plus populaires du marché, même aujourd'hui ! Une étude indépendante menée auprès des utilisateurs confirme cette tendance : près de 67 % des entreprises interrogées utilisent Microsoft Project. Pourtant, la plupart des organisations constatent que ce logiciel ne répond pas à tous leurs besoins. Conçu pour la gestion de projet, Microsoft Project est trop complexe pour la plupart des utilisateurs et ne s'intègre qu'avec d'autres solutions Microsoft. La communication et la collaboration constituent un autre point faible majeur de Microsoft Project. La leçon à retenir : les acheteurs qui suivent aveuglément la tendance et adoptent Microsoft Project sans connaître leurs besoins spécifiques risquent de mettre leur entreprise en péril. Il existe aujourd'hui de nombreuses alternatives complètes et en ligne à Microsoft Project .

Choisir une solution de gestion de projet est difficile

Choisir un logiciel de gestion de projet n'est pas chose aisée. Le marché regorge d'outils aux fonctionnalités très variées. Trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins et assurera la réussite de votre organisation peut s'avérer complexe.

D'un côté, on trouve des outils de gestion de tâches simples comme Basecamp pour les besoins basiques, et de l'autre, des logiciels de gestion de portefeuilles de projets complexes comme Primavera pour les exigences plus pointues. Basecamp ne propose ni sous-tâches ni diagramme de Gantt et coûte moins de cent dollars, tandis que Primavera permet d'effectuer des simulations de Monte-Carlo sur les portefeuilles de projets et se vend à plusieurs centaines de milliers de dollars.

Cependant, tous deux prétendent faire de la gestion de projet et tous deux ont raison d'une certaine manière.

Le défi est d'autant plus grand que Skype et Slack figurent parmi les meilleurs logiciels de gestion de projet dans de nombreux classements. Cette situation est très trompeuse pour les organisations et les chefs d'équipe qui cherchent à évaluer et à choisir un logiciel de gestion de projet adapté. Alors, comment choisir le système idéal ?

• Possède les fonctionnalités dont le chef de projet a besoin,
• Offre le niveau de visibilité adéquat à vos cadres supérieurs et à votre direction générale
• Est-ce quelque chose que toute votre équipe est prête à utiliser, et
• Adapté à votre budget.

1. Répondez à vos questions « Pourquoi ? »

Les solutions de gestion de projet sont très diverses. Ce qui peut sembler une solution idéale au départ peut se révéler désastreux par la suite. La démarche doit impérativement commencer par une évaluation transparente et honnête de vos besoins. Vous pouvez débuter par définir vos besoins et identifier les problèmes actuels au sein de votre équipe. Ensuite, il convient d'analyser en profondeur vos processus existants afin d'en identifier les points faibles.

On peut aussi considérer le « pourquoi » comme une pièce d'un grand puzzle. Savoir à quoi ressemble sa pièce facilite grandement l'identification de son emplacement et permet de fédérer l'équipe autour d'une vision commune. Comprendre le « pourquoi » est une première étape essentielle pour choisir le logiciel de gestion de projet adapté à votre entreprise.

2. Allez au-delà de vos premiers souvenirs

Que faites-vous généralement lorsque vous cherchez un appartement dans une nouvelle ville ? N'est-il pas tentant de choisir le premier quartier qui vous vient à l'esprit ? De même, lorsqu'il s'agit de logiciels de gestion de projet, les solutions comme Basecamp, Wrike, Asana et Jira nous viennent immédiatement à l'esprit, et la plupart des décideurs se contentent d'en choisir une sans vérifier si elle correspond bien aux besoins de leurs équipes et de leur entreprise. Pourtant, il est essentiel d'aller au-delà de ces premières idées reçues et d'explorer d'autres options. Une fois vos motivations et vos besoins clairement définis, consultez les recommandations d'experts sur des sites comme PC Mag, Financeonline et Project-Management.com, ainsi que les avis d'utilisateurs sur des plateformes telles que Capterra, Software Advice et G2 Crowd.

Échangez avec votre réseau pour connaître les outils qu'ils utilisent. Demandez à vos collègues quels outils ils utilisaient dans leurs précédentes entreprises. Faites vos propres recherches. Comparez leurs listes de fonctionnalités avec vos propres critères (« indispensables » et « souhaitables »). Sélectionnez ensuite quelques outils potentiels que vous souhaiteriez explorer plus en détail.

Et n'adoptez pas la mentalité du genre « Personne n'est licencié pour avoir choisi IBM ».

3. Identifier les obstacles à la mise en œuvre

Une fois cette étape franchie, il s'agit d'identifier les obstacles et les freins à la mise en œuvre à surmonter avant de pouvoir considérer le projet comme une réussite. Ces obstacles peuvent être de nature diverse : résistance inattendue de votre équipe, formations longues et coûteuses, migration de données, mise en place d'intégrations critiques, voire même contraintes budgétaires. Il est essentiel d'anticiper et de gérer ces difficultés. Impliquer les équipes est une chose, obtenir leur adhésion en est une autre. Pour ce faire, il est nécessaire d'ancrer votre vision du logiciel dans leur quotidien professionnel grâce à un dialogue constant et en utilisant un langage adapté à leurs besoins. Un manque d'adhésion peut engendrer des résistances, non seulement de la part des membres de l'équipe, mais aussi de la direction. Un budget limité pourrait vous contraindre à opter pour une solution moins performante. L'objectif est donc d'identifier tous les éléments susceptibles de faire échouer le projet et d'élaborer un plan de mise en œuvre réaliste qui prenne en compte chacun des obstacles potentiels.

4. Résoudre le dilemme coût/fonctionnalité

Étant donné la grande variété de logiciels de gestion de projet disponibles, il est naturel que leurs coûts et leurs fonctionnalités varient considérablement. Les éditeurs de logiciels de gestion de projet excellent dans l'art de mettre en avant de nouvelles fonctionnalités attrayantes, au point que des lacunes importantes ne soient jamais comblées. Un mauvais choix peut vous amener à payer pour un logiciel inadapté à vos besoins.

Comme le dit Paul Cothenet, directeur technique de MadKudo : « La plus grosse erreur que vous puissiez commettre avec un logiciel de productivité est d’ajouter cinq minutes de travail supplémentaire à chaque membre de votre équipe pour en gagner cinq. »

Même si vous êtes séduit par la prochaine grande révolution technologique numérique et sur le point de vous laisser emporter aveuglément, gardez les pieds sur terre et concentrez-vous sur les fonctionnalités dont vous aurez probablement besoin ou dont vous tirerez profit, tout en restant attentif aux besoins futurs.

Comme l'explique Sid Haas, vice-président du développement commercial chez LKCS, une société de services marketing : « Déployer une solution de gestion de projet à l'échelle d'une organisation est un projet de longue haleine. Il est donc essentiel de choisir une solution évolutive, offrant des fonctionnalités auxquelles vous n'auriez peut-être pas pensé au départ. » Plus important encore, évitez d'acheter un système ultra-complet en espérant l'utiliser plus tard ; privilégiez plutôt l'outil qui répond à vos objectifs à court terme.

Les chefs d'entreprise et les décideurs en matière de logiciels ignorent souvent le budget à allouer à l'évaluation d'un logiciel de gestion de projet. Cela peut les amener à choisir un outil qui ne possède pas les fonctionnalités nécessaires à leurs équipes.

Parfois, ils peuvent aussi considérer le logiciel comme une dépense financière. C'est une erreur fondamentale. L'achat d'un logiciel de gestion de projet doit être perçu comme un investissement dans l'efficacité, et non comme une dépense.

5. Faites un essai routier

Presque tous les logiciels proposent une période d'essai gratuite. Même si ce n'est pas mentionné sur leur site web, les fournisseurs vous proposeront volontiers un court essai sur simple demande. Profitez-en au maximum. Réunissez un petit groupe d'utilisateurs de différents services et testez tous les logiciels possibles de votre liste. Utilisez des scénarios de projet réalistes pour explorer vos problématiques métier et vos besoins logiciels. Au fur et à mesure que votre équipe découvre le nouveau logiciel, recueillez régulièrement leurs retours, car chaque service peut avoir des objectifs spécifiques ou une vision différente de ses besoins. L'objectif de cette période d'essai est de tester le logiciel en profondeur ! Il est donc essentiel de surmonter l'inertie de l'équipe et d'obtenir une évaluation aussi précise que possible. Impliquez les membres de l'équipe dans la prise de décision et assurez-vous que leurs besoins sont pris en compte. Maintenez une communication ouverte pour résoudre tout problème et rester informé. Pendant que vous évaluez les fonctionnalités et les flux de travail, n'oubliez pas de tester également le service client et la réactivité du fournisseur. Sollicitez l'aide de leur équipe de support pour obtenir des réponses à vos questions. Observez leur réactivité et leur disponibilité. Interagissez avec leur communauté et leurs autres ressources utiles pour constater leur intérêt et leur utilité pour vos premiers pas. Plus important encore, au fil de votre période d'essai, assurez-vous que le nouveau système s'intègre naturellement à la culture, aux besoins et aux habitudes de travail de votre organisation. Ainsi, son adoption se fera sans difficulté par la suite.

6. Contrôle de l'équilibre et collaboration

Il y a une vingtaine d'années, la gestion de projet se résumait à des managers formés théoriquement qui prenaient le contrôle et à des réunions de suivi souvent improductives. Cependant, la dernière décennie a été marquée par des changements radicaux dans le monde des affaires. Les projets ont acquis une importance stratégique et ne sont plus perçus comme de simples outils de réalisation. Le rôle du chef de projet a connu une transformation profonde, reléguant au second plan l'image de simple coordinateur. Ce qui était autrefois un environnement autoritaire a laissé place à une approche beaucoup plus collaborative. Aujourd'hui, les membres de l'équipe se connectent également au logiciel pour consulter leurs tâches, leurs priorités et collaborer au sein d'équipes dispersées. Dans cet environnement collaboratif, les managers et les dirigeants peuvent plus facilement rester informés et avoir une vision en temps réel de l'avancement du projet. Les clients ne se contentent plus de rapports d'avancement obsolètes. Ils souhaitent participer activement au développement du projet et communiquer en temps réel. Ainsi, lorsque vous choisissez votre prochain logiciel de gestion de projet, il est essentiel d'évaluer et de trouver un juste équilibre entre le niveau de contrôle et de collaboration qu'il offre. Outre la validation des fonctionnalités de la structure de répartition du travail, du diagramme de Gantt et des rapports budgétaires, vous devez également évaluer l'efficacité des fonctionnalités et capacités de collaboration offertes par l'outil.

7. Évaluer les délais d'intégration et de mise en service

Avant de vous inscrire à votre outil de gestion de projet, il est essentiel de vérifier votre plan de déploiement afin de garantir son bon déroulement. Cette étape comprend notamment les points suivants : le calendrier global de mise en œuvre, la nature du déploiement (progressif, à petite échelle ou à l’échelle de l’organisation), la mise en place d’une formation et d’un accompagnement adaptés aux différentes parties prenantes, l’identification des référents et des principaux ambassadeurs de l’outil et leur rôle dans la réussite du déploiement, la disponibilité de tous les documents critiques dans le nouveau système, les éventuelles migrations de données et la configuration des intégrations clés pour une veille stratégique complète. Il est également important d’évaluer le niveau d’assistance au démarrage proposé par le fournisseur, ainsi que le support technique continu à long terme.

Conclusion

Parfois, nous devons choisir entre ce qui est juste et ce qui est facile.

Albus Dumbledore (de Harry Potter)

Choisir un logiciel de gestion de projet est une étape cruciale. À la clé : la promesse de progrès, d’une prise de décision optimisée et d’une satisfaction client accrue. À l’opposé : le risque de passer à côté d’une opportunité et de perpétuer le chaos. Si votre décision se résume à sélectionner quelques noms, à évaluer leurs atouts et à vous inscrire, il y a fort à parier que ce logiciel finira par prendre la poussière.

Choisir un nouvel outil de gestion de projet peut s'avérer complexe, mais ne cherchez pas la facilité. Optez pour la solution la plus adaptée à votre entreprise, vos clients et votre équipe. Découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de projet ou essayez Celoxis.